Privacyverklaring

Polis Advocaten B.V. hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG 2016/679). Wij respecteren uw persoonsgegevens en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of op een andere manier wordt verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. In deze privacyverklaring beschrijven wij hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens en hoe wij deze beschermen.

Deze privacyverklaring is bedoeld voor alle personen van wie Polis Advocaten persoonsgegevens verwerkt, zoals (potentiële) cliënten, personen die zich hebben ingeschreven voor nieuwsbrieven en personen die bij Polis Advocaten solliciteren.

Polis Advocaten verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Ook kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van een nieuwsbrief of andere vormen van communicatie uitingen van Polis Advocaten.

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Basisgegevens zoals uw voor- en achternaam, tussenvoegsel, titel;
• Contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
• Persoonsgegevens die u ons verstrekt ten behoeve van een sollicitatie, zoals uw voor- en achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, burgerlijke staat en alle overige in uw sollicitatie vermelde persoonsgegevens;
• Alle overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens die u ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de doeleinden en op basis van de doeleinden en grondslagen zoals hierna worden vermeld.

Polis Advocaten verzamelt deze persoonsgegevens omdat u deze vanuit eigen initiatief aan ons heeft verstrekt. Bijvoorbeeld bij het aangaan van een overeenkomst met ons, door ons uw visitekaartje te geven, of door het solliciteren naar een baan. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen uit andere bronnen, zoals van een andere advocaat, wederpartijen, het Handelsregister, het Kadaster of door gebruik te maken van openbare bronnen.

Voor welke doeleinden en grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Polis Advocaten gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Om juridische diensten te verstrekken, waaronder advisering, bemiddeling, verwijzing en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
• Om aan juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;
• Voor marketing- en communicatieactiviteiten, zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven;
• Voor werving en selectie (sollicitatie).

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende juridische grondslagen:

• De uitvoering van een overeenkomst;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Gerechtvaardigd belang;
• Uw toestemming.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, waaronder, maar niet beperkt tot:

• Derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Derden die relevant zijn voor onze juridische dienstverlening, zoals wederpartijen, plaatselijke advocaten, gerechten, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen.
• Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in deze Privacy Verklaring omschreven doeleinden, zoals ICT-leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden.

Het delen van uw persoonsgegevens met deze derde partijen gebeurt alleen voor de in dit privacyverklaring genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Polis Advocaten is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van een verwerker van Polis Advocaten, sluiten wij met deze derde een verwerkersovereenkomst die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Om onze diensten te kunnen verstrekken kan het nodig zijn dat Polis Advocaten uw persoonsgegevens doorgeeft aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zullen wij erop toezien dat dergelijke doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Polis Advocaten bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist. Uw persoonsgegevens worden verwerkt tot het moment dat u ons informeert dat u geen digitale berichten meer wenst te ontvangen of dat wij stoppen met het versturen van onze nieuwsbrief.

Uw persoonsgegevens worden verwijderd indien:

• blijkt dat uw (e-mail)adres niet meer in gebruik is;
• uw persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt of bewaard en u de toestemming intrekt;
• het gerechtvaardigd belang op basis waarvan uw persoonsgegevens worden verwerkt, komt te vervallen. Bijvoorbeeld indien uw onderneming ophoudt te bestaan of als u in een periode van 5 jaar geen contact heeft gehad met Polis Advocaten.

Wat zijn uw rechten?

Onderaan elke nieuwsbrief die u van Polis Advocaten ontvangt, kunt u uw mailvoorkeuren wijzigen via de link ‘afmelden’. U kunt dus altijd uw toestemming intrekken.

Ook heeft u het recht Polis Advocaten te verzoeken u inzage te verlenen in uw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, en/of te beperken, en/of uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Een verzoek om inzage en/of correctie kunt u schriftelijk kenbaar maken aan Polis Advocaten B.V., Laan van Nieuw Oost-Indië 133C, 2593 BM Den Haag, of per email aan info@polisadvocaten.nl.

Voor zover sprake is van het verwerken van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking. Een dergelijk bezwaar kunt u schriftelijk kenbaar maken aan Polis Advocaten B.V., Laan van Nieuw Oost-Indië 133C, 2593 BM Den Haag, of per email aan info@polisadvocaten.nl.

U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons. Wij wijzen u erop dat zich omstandigheden kunnen voordoen waarbij Polis Advocaten aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

Om zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, kunnen wij u vragen ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Polis Advocaten neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Tenslotte heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Polis Advocaten houdt gebruiksgegevens bij van de website voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet door ons verkocht aan derden.

Wijzigingen

Polis Advocaten kan deze privacyverklaring op ieder gewenst moment aanpassen. Op de website www.polisadvocaten.nl kunt u onze meest recente privacyverklaring inzien. Wij adviseren u daarom onze website en met name de privacyverklaring regelmatig te bezoeken.

Vragen en contact

Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u zich richten tot Polis Advocaten B.V., Laan van Nieuw Oost-Indië 133C, 2593 BM Den Haag, 070-737 0095 of per email aan info@polisadvocaten.nl.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 oktober 2023.