Uit de praktijk: Algemene voorwaarden

Serieus? Algemene voorwaarden? Dat is toch gewoon een standaard document? Waarvan de tekst van het internet of een “collega” is gekopieerd en een beetje eigen is gemaakt? U meldt dat u algemene voorwaarden heeft, hup op de website en klaar. Toch? Helaas, zo eenvoudig werkt het niet blijkt uit de praktijk.

Aansprakelijkheidsrisico beperken

Als u een opdracht van een klant heeft ontvangen, zult u die opdracht aan uw klant bevestigen. Bij voorkeur schriftelijk. Per brief of per e-mail of in een opdrachtbevestiging ook wel opdracht tot dienstverlening genoemd. Hierin legt u vast wat u voor de klant gaat doen en welke kosten hieraan verbonden zijn en hoe en wanneer de klant deze aan u betaalt. Eventueel aangevuld met wat u van de klant nodig heeft voor de uitvoering van uw opdracht. Maar dan bent u er nog niet. Als aanvulling op de specifieke afspraken die u met uw klant heeft gemaakt, is het aan te bevelen om algemene voorwaarden te hebben. Algemene voorwaarden zijn juridische bepalingen die zijn opgesteld met het doel om in meerdere overeenkomsten te gebruiken. Deze voorwaarden hanteert u zodat u niet voor iedere opdracht opnieuw hoeft te onderhandelen over algemene zaken zoals betalingstermijn(en), regels met betrekking tot (te late) betaling, geldend recht en bevoegde rechtbank. En met name om uw aansprakelijkheidsrisico te beperken tot bijvoorbeeld maximaal het bedrag waarvoor u verzekerd bent. Of tot welke bedrag u maximaal aansprakelijk bent wanneer uw verzekering om wat voor reden dan ook geen dekking biedt.

Het is van belang dat u zo duidelijk mogelijk uw voorwaarden op papier zet. Dit hoeft geen document van 12 pagina’s te zijn. Een A4-tje is voldoende. Er is namelijk al veel geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Om er zeker van te zijn dat deze voorwaarden juridisch sluitend zijn en niet in conflict zijn met het Burgerlijk Wetboek, is het aan te bevelen deze te laten nakijken door een jurist.

Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Wat daarnaast ook heel belangrijk is, is dat u uw voorwaarden op uw dienstverlening van toepassing verklaart. Dat kan heel eenvoudig, met een zin, in bijvoorbeeld uw opdrachtbevestiging. Het is ook belangrijk dat u kunt aantonen dat u uw klant de algemene voorwaarden heeft overhandigd. Alleen verwijzen naar uw website is niet voldoende. Stuur ze standaard als bijlage mee met de afspraakbevestiging of de opdrachtbevestiging en bewaar een kopie hiervan in het (digitale) dossier van de klant. Doet u dit niet dan kan de klant zich bij de rechter beroepen op vernietiging van de voorwaarden. En dat zou zonde zijn. Beter vooraf goed geregeld, dan er achteraf niets aan hebben.

“Uit de praktijk” is een serie blogs over onderwerpen gezien door de ogen van Christel van Bommel-Versluijs. Ik ben compliance adviseur met jarenlange ervaring in de financiële dienstverlening. Ik weet daardoor heel goed hoe het er in die praktijk aan toegaat. Inmiddels werk ik al een aantal jaar bij Polis Advocaten en zie in deze praktijk de juridische kant van zaken. Met praktijkvoorbeelden probeer ik beide werelden een stukje dichter bij elkaar te brengen.